補助金活用プロジェクトとは!!

  • 中小企業にとって直接メリット=利益(費用負担と先行事例)が見える
  • 補助金を使うと例えば対象費用の2/3から1/3が補助され費用負担が軽い
  • 補助金対応の法令、支援団体、環境が整備され利活用が容易
  • 国・地方自体が中小企業などの活性化に力を入れる補助金を利活用
  • 複数の補助金・助成金の連携を理解すると組織・企業の活性化のシステム化・取組み方が見えてくる
  • 補助金・助成金の採択・加点評価のポイントから組織・企業に求められる一般的な観点が見えてくる
    事例:経営サポート: 経営の観点から何に取り組むかが整理され、補助金などの支援施策へとつながっている。

中小企業に役立つ補助金情報のリスト 【例】

  • 軽減税率対策補助金のパンフレット
    2019年10月の消費税10%への引き上げと同時に導入される軽減税率制度への対応のための補助金
    中小企業・小規模事業者の方々においては、本制度を活用して早めに準備が必要
  • H29年度 中小企業・小規模事業者に役立つ予算や税制の情報: ミラサポサイト
  • 資源エネルギー庁の各種支援制度
  • 地方自治体の補助金・助成金も役に立ちます。 種々の事業戦略、プロジェクトの目標・成果物に合わせて、国の補助金と合わせて、または補完する形で活用すると有効性が増します。

    CWWの役割

    CWWは、補助金活用プロジェクトのコーディネーター役(一部作業支援)を務めます。

    • 補助金を使ったプロジェクトを支援します=コーディネート(作業支援)します。
    • 人的・組織的ネットワークを活用して補助金活用プロジェクトを支援します。
    • 知識駆動型プロジェクトとして補助金に関わる知識の共有と活用を実現します。

      • 補助金活用プロジェクトでは、複数の取組み方があります。街おこしの補助金(に ぎわい補助金)から技術的な内容のもの (ものづくり・商業・サービス新展開支援補助金)、環境に配慮したもの(エネルギー使用合理化等事業者支援補助金) など種々あります。


        補助金利活用プロジェクトの特徴

        • 法令・公募要領等で定式化されている。
          ⇒受益者:中小企業にとってどの様に補助金を使ってよいかの理解が難しい
          ⇒有識者、支援機関・組織、設備メーカー・業者の提案がトリガー
        • 採択の基準が比較的明確である。
          ⇒理解する知識があると公募要領に記述されている。
        • 先行事例を分析すると対応パターンが見えてくる。
          ⇒採択された内容などを分析するとどの様に取り組めば良いかが見えてくる。
          ⇒時間と知識が必要で中小企業にとって負担が大きいので先行事例が役立つ
        • サポート組織・業界団体、対応メーカー・ベンダーが存在
          ⇒要点の理解と専門家・組織をどのように組合わせてマネジメントするかが重要
          ⇒補助金によっては専門家・専門組織の参加が必須となっているものがある
        • 関連法令などにより関連する計画や認証の取得が求められる場合がある
          ⇒省エネ計画、経営力向上計画などの有無が条件となったり、採択の優先順位に影響する
          ⇒関連する法令に制約を受けるためにその主旨を理解しておくことが必要となる
        • 申請から採択・実施・フォローまでのプロセスが明確
          ⇒プロジェクトプロセスとしても作業内容、マイルストーン、進捗把握が容易
        • 作成する書式・方式が規定されている
          ⇒多くの定型・自由の書式による提出資料が必要となる
          ⇒テンプレート、パターンを用意すれば対処が可能
        • 税金を利用しているので会計検査院の会計実地検査などが行われ適正性、有効性などが求められる
          ⇒プロジェクト遂行中に当該観点が担保されるような推進が必要
          ⇒プロジェクトの成果物(資料・帳票などを含む)、作業にこの点を意識して取り組む
          ⇒プロジェクトマネジメントの知識が有効
          ⇒会計実地調査では現物と完了後5年間保存を義務付けられている資料などの閲覧と決算報告書などの閲覧が求められる
          ⇒補助金対応のプロジェクトでは、特に厳密かつ適正・適法な遂行をプロジェクトマネジメントする必要がある
        • 補助金特有の会計処理、税務処理が決められていて専門知識が必要となる
          ⇒補助金によっては併用を禁じている対象優遇税制などがある
          ⇒雑収入扱い、固定資産計上、圧縮記帳、消費税を含まないなど多様
          ⇒税理士、会計部門などの専門家の参加が必要となる
          ⇒申請時(公募要領の理解)から一連の流れの中で考慮して取り組む

        補助金活用プロジェクトを知識駆動型プロジェクトとしての取組みを支援します。


        補助金活用プロジェクトをトリガーに経営革新へ


        補助金によるプロジェクト事業の進め方

        基本的に共通的なパターン・プロセスがあります。更に、各種専門的な知識が必要な領域が存在します。 これらを認識した上に各種協力者、協力企業・組織と連携して適切に対処するのが良いと考えます。 また、補助金・助成金による事業は、組織の事業目標・計画を推進する促進剤であると考えます。 このため本来の事業目的・計画があって、それに即した一連の事業の一環につながっていることが大切と考えます。

        • 対象者:対象者の条件に合致していること
        • 支援事業内容:自組織の事業目標・事業計画に適った内容であること
        • 対象経費:限度額:すべての経費が対象とはなりません、限度額と補助対象経費の一定割合です。
        • 対象期間:事業の実施期間がありますのでタイミングが重要です。
        • 事業報告:何らかのフィードバック、レポートが要求されます。
        • 採択基準:採択の基準をみたしている必要があります。
        • 加点評価:予算内で公募要件満たし、評価順位の高い申請から採択されます。
        • 評価を高める:補助対象を広げ・組み合わせること等により採択時の評価を高める検討をします。
        • 発注計画先:事業にて発注先として計画している業者・ベンダーなどから補助金情報を入手します。

        申請から採択、実施、実績報告、後のフォローまで一連のプロセスがあり、整合性とその その内容の厳密性が求められます。特に、資料の適合性、一貫性、整合性が求められます。 ここでは、専門知識と経験が重要となります。税金を使用するために法的規程に基づく 制約を守る必要があります。

        • 公募期間
          • 公募情報開示(ホームページ)(補助金の存在の認知が大切)
          • 公募説明会
          • 交付申請書作成から提出
          • 公募受付
        • 公募申請書審査・選考
        • 交付決定
        • 事業開始
        • 事業遂行
        • 中間報告・中間検査
        • 計画変更承認申請・審査・受領(計画変更があった場合のみ)
        • 事業完了(支払完了などの設定条件による)
        • 実績報告書の作成・提出
        • 確定検査
        • 確定通知・精算払請求
        • 補助金支払
        • 実施状況報告(予め指定された場合)
         

        上記の様にかなりのプロセスを実施する必要があり、まず、補助金・助成金の存在を知ることから 始まります。そして、申請時、中間報告時、実績報告時の多くの資料の提出が必要となります。 それらの資料作成には、各種専門知識と一貫性、整合性が要請されます。これら作成された資料は、 コンサルタントの支援を受けたり、経験者が作成しても多くの不備が指摘され見直し、修正が必要となります。 なかなか単純・容易に作成できる内容ではありません。手直しを求められる覚悟が必要です。 税金にて支払われるお金であり、適切性が問われるからです。


        補助金に関する情報の入手・取り組みについて

        補助金は、国や地方公共団体が直接取扱う内容や一般社団法人などの外部組織・機関に その申請から支払・評価報告フォロー迄の一連の業務を委託するケースなど様々です。 基本的な法令に準拠して行われますが情報の入手から申請、事業の実施、実績報告、検査などの 内容の様々が補助金毎に異なる点がありますので留意が必要となります。
         まず、自分の所属する組織で実施する事業プロジェクトが補助金の対象となるのか?  対象補助金が事業プロジェクトを実施する年度に存在し、交付決定の競争状況はどのようか? 自分の所属する組織の事業分野で補助金を活用すると効果的に事業が推進できるのかなどの基本情報のタイムリーな入手 が必要となります。
         そして、補助金・助成金の事務取扱を適切に行うことができる専門知識の修得が必要になります。 そのような対応の一助になれば幸いです。 更に、学習・研究室で詳しく取組みについて知識の整理・共有を図っていきます。

        分類 内容 備考
        共通 各省庁・公共団体のWebサイトでの検索(特に、自組織の事業と関係の深い部署) 補助金、助成金、給付金などのキワードでの検索
        共通 働き改革と補助金
        特定非営利活動法人等と商店街組織 中小企業庁「地域商業再生事業(補助金)」
        商業・地域サポート「商業活性化」
        経済産業省のエネルギー分野 一般社団法人 環境共創イニシアチブ エネルギーや節電に係る事業
        エネルギー 一般社団法人 新エネルギー導入促進協議会 新エネルギー対応
        経済産業省 ものづくり・商業・サービス経営力向上支援事業(ものづくり補助金)
        経済産業省 IT導入補助金
        経済産業省
        中小企業庁
        中小企業連携組織対策推進事業(中小企業活路開拓調査・実現化事業)
        本事業では、環境変化等に対応するため、単独では解決困難な諸テーマ(新たな活路開拓・付加価値の創造、既存事業分野の活力向上・新陳代謝、取引力の強化、 情報化の促進、技術・技能の継承、海外展開戦略、各種リスク対策等)について、中小企業連携グループ(※)が改善・解決を目指すプロジェクトを支援
        経済産業省のIoT推進 IoT推進
      • スマートものづくり
      • 先進的IoTプロジェクト
      • IoT推進ラボとは
      • 地方版IoT推進ラボ
      • 第四次産業革命と中小企業について
      • 第四次産業革命に挑戦する中堅・中小製造企業への支援施策
      • 経済産業省
        中小企業庁
        ふるさと名物応援事業補助金(地域産業資源活用事業、小売業者等連携支援事業)
      • 平成30年度予算「ふるさと名物応援事業補助金(地域産業資源活用事業、小売業者等連携支援事業)」
      • 厚生労働省 各種助成金・奨励金等の制度
      • 業務改善助成金:賃金引上計画を策定するなど
        生産性向上のための設備投資(機械設備、POSシステム等の導入)などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成
      • 産業保健関係助成金
      • 職場定着支援助成金
      • 障害者雇用納付金制度に基づく各種助成金
      • 高齢者雇用支援
      • 職業能力の開発支援
      • 国土交通省 既存建築物省エネ化推進事業
        住宅 一般社団法人 環境共生住宅推進協議会  
        ガス 一般社団法人 都市ガス振興センター  
        企業が執行 一般企業が執行元になるケース 日本総研の例(平成24年度)
        NGO事業 NGO事業補助金 外務省国際協力局民間援助連携室
        エコカー 一般社団法人 次世代自動車振興センター  

        補助金への取り組み方

        どのような補助金を活用するかは、何を実現するするための事業活動に補助金を申請するかということです。 しかし、ある設備機器を改善・改修して、新たな新製品開発して市場開拓、既存顧客での売り上げ拡大などを図る などの事業計画を立てたした場合、下記の補助金の何を選択するか、どのように関連事業活動と組み合わせて 補助金の申請をするかを考える必要があります。

        • 既存設備の更新と合わせて建屋の改修なども行うとき
        • 既存設備を改修、新設備に置き換えて、品質向上・効率向上・省エネに加えて、新規顧客を開拓するとき
        • 新技術を開拓し、新製品・サービスを創出し、新分野の市場開拓を行うとき
        • 省エネについて、化石燃料の削減に加えて、再生可能エネルギーも併せて実施するとき

        補助金の申請から交付決定までについて 【例】

        申請については、補助金の説明会に参加し、公募要領等を熟読して実施する必要があります。
        以下に補助金事業の例について説明します。補助金によって、年度毎ににもそのプロセスは変わります。 このため、該当年度の公募時に確認する必要があります。

        分類 内容 備考
        目的 公募の目的に合致した事業内容の申請であることが必要です。 公募要領に記載されている目的を理解して申請書類を作成する必要があります。
        事業概要 公募予算額:約xxx億円:全体予算規模の把握 全体の予算感を把握し、公募事業数や競合を考えながら申請を検討する必要があります。
        補助対象事業:ここで対象の有無がまず判断基準となります。 自社・自組織の事業が公募対象要件に合致するかの判断が必要となります。
        専門家や支援組織・企業、メーカー、設備業者、リース会社などのアドバイスも重要な判断材料です。
        補助対象事業者:自分が対象者となりうるかの判断です。また、別途、登記簿などの資料の添付も必要となります。 補助金プロジェクトとしてのステークホルダーの判断とマネジメントが必要となります。
        補助対象経費:すべての費用が対象とはなりません。その対象となる費用を特定します。 対象経費が基本であり、会計処理との整合性も必要となります。 見積書、会計データ、契約書などの根拠データの整備も必要となります。
        補助率と補助金額:補助率には、事業者対象者の分類によって率が異なる場合があります。また、補助金額には、上限が設けられています。 補助対象者の数と総金額で結果、減少するときもあります。
        補助対象の期間:期間内に事業を行う必要があります。 国の会計年度内に補助金の支給処理を行う必要があり、期間制約が厳しいです。 繰り延べなどは、本当に例外的なことで、めったに認められません。 また、申請より完了が遅延する場合は、事故報告などの処理も必要になる時があります。
        補助対象 補助対象:補助の対象であるかの判断を誤らないようにする必要があります。 不適正な経費が補助対象経費に含まれない、また、経費が水増しされていない、根拠ある実費となるよう配慮します。
        補助対象の経費 発生する費用のすべてが補助対象経費となりませんのでその判断と見積時などに経費項目を分離して費用を見積る必要があります。(1式のみでは不可となります。) 単ある見積書ではなく、補助金毎の経費対象を認識・分類して、集計した一覧表となる様にまとめることが大切です。 申請者の自己確認と審査の効率化につながります。
        補助対象経費の根拠
        • 見積選定業者の選定基準
        • 見積条件(仕様・図面・条件:RFP)の明確化
        • 見積依頼に伴う質疑応答の記録の保存
        • 公募要領に従い、競争入札等をおこなう(少なくとも3社相見積をとる)
        • 3社の見積先(独立した3社)とその選定の透明化(見積選定先の決裁伺いなどを残す。)
        • 子会社などへの発注は、利益排除の対象となるので留意が必要となる。
        • 消費税を含まない経費金額の見積
        発注先選定理由書などの資料を作成が求められる場合もある。
        中小企業の扱い 中小企業の定義に当てはまるか否かで補助金が変わる場合もあます。 中小企業に該当するかの判定基準に従います。 また、採択の追加評価項目がある場合もあり、それらを可能な限り満たすことが採択の確率を向上させます。
        例えば、「経営力向上計画」の認定を受けている、総賃金の1%賃上げ等に取り組む企業など
        共同申請の扱い 共同申請時にその扱いが設定されています。 共同申請も必要不可欠な場合と選択的な場合があります。
        効果の算定 補助金が目的とする効果が出るかの根拠となる計算、裏付け資料の提示が求められます。 成果報告書などの形式で求められます。

        事業実施のスケジュール 【例】

        申請受付期間と実施完了までの期日の制約があるので十分に留意して取り組む必要があります。

        補助事業の遂行について

        いくつかの留意点があります。例(詳細は公募要領、事務取扱説明書などを参照)

        • 補助金の交付決定通知前において、発注を完了した(契約)ものは対象外となります。
        • 補助金で取得、または効用が増加した財産(取得財産等)は、処分制限期間があり 処分には事前の承認が必要となます。(私有財産の処分の自由の制約に制約が加わる。) 補助金に共通な財産処分承認申請にて実施します。(補助金毎に変化もあります。)
        • 「補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律」に従い運用され、不正行為には、刑事罰等も科せられます。
        • 補助金の経費処理には規程があり遵守が求められる: 経済産業省の例 :補助事業事務処理マニュアル
        • 不正行為が認められたときは、補助金の取り消し、加算金などの処置がある場合もあります。

        補助金の実績報告から補助金の支払いまで 【例】;補助金毎、年度ごとに変化します。

        補助金事業は、補助事業が交付決定通知を受領してから具体的に事業の実施が始まります。 そして、事業の実施中の定められた変更は変更申請を提出します。軽微な変更については 実績報告時に行います。また、事業の遂行時に中間報告を求められるケースもあります。
         以上のプロセスは、交付規程、公募要領、事務取扱説明書などを参照し、不明点は、 説明会などで確認します。更に、不明点は、適時確認を行う必要があります。

        補助事業遂行スケジュール 【例】

        補助事業者の作成資料で誤りや不具合のないものは皆無です。 そして、一資料当たり数件の不具合の指摘・修正指示がある書類が通常です。 このため一正本当たり、数十件の指摘があるのが通常です。ある程度、専門家のコンサルのもと作成された資料としてもその資料の品質には問題が多いようです。 まして、通常の業務の合間に経験の低い担当者が対応に時間を費やされるのは非効率と考えます。 そのため申請から報告完了、補助金の支払いまで経験のある専門家の支援も考えることが必要です。

        補助事業遂行時の留意点 【例】

        • 工事見積業者選定:3社以上の競争入札もしくは相見積を行ないます。 (3社は競争関係の成立する業者である必要があります。 自社や事業者のグループ会社への発注は、利益排除の対象として、補助金支給の減額対象となります。)
        • 工事見積業者選定伺:社内決裁基準・フローに準じて、指定された情報を記載して決裁を受ける必要があります。
        • 工事見積依頼書:「一式」表記は極力避け、項目毎に詳細な数量を記述するよう指示し、 金抜き見積表を利用することが望ましいとされています。
           必ず補助事業者自身が見積依頼をすることや現場説明会を実施(現場説明会の記録を残す)、質疑応答の記録も残す など制約条件がある場合もあります。また、補助対象外の経費などが決められているので、補助対象外として、明示的に見積依頼を 行ないます。(補助対象外についても見積依頼を行い、備考欄で見積対象外と明記します。)
        • 工事業者選定(工事契約)伺書:工事発注価格が予算額(=補助事業に要する経費)を 下回るように努力することが求められます。上回った場合は、再見積や見積業者の変更を行うなどが必要となります。
        • 工事請負契約:注文書及び注文請書の形式ものでも構いません。但し、発注日、契約日は、交付決定日以降である必要があります。 また、補助事業完了時までに対価の支払及び精算が完了する必要があります。(振込日が事業完了日となります。)
        • 工事前写真:交付決定番号と共に写した工事前の写真を残し、事前着工がないこと示す証憑とする必要があります。
        • 補助事業の中間報告(発注経過表):請負事業者との契約後の一定期間内に報告が求めれる場合があります。
        • 補助事業の計画変更について:実施中の計画変更についての定めがあります。(事業毎のルールもあります。)
        • 補助事業の完了(支払):すべての支払いを完了した時点(金融機関の払込み年月日)をもって補助事業完了とします。
        • 実績報告書と取得財産管理台帳(同明細表)の提出:完了から30日以内
        • 確定検査:補助事業者が主体となっておこないます。正副ファイルの提出(現地調査などで最初に正ファイルの確認を受けます。)
        • 確定検査資料:指定された資料にインデックをつけて提出します。(20種類以上の資料の整備が必要です。) 資料間の整合性、数値の一致、定められて書式と内容になっているか、日付は制約内かなど事務取扱説明書に従い纏めます。
        • 工事写真のまとめ:工事前、工事中、完了時を定められ形式で撮影します。
        • 確定検査:現地での立会検査が行われます。
        • 取得財産の管理などについて:財産の処分などに定めがあります。
        • 成果報告会:実績の報告及び報告会があります。
        • 会計検査院による検査:実績報告などは本対応に対処可能なように整備する必要があります。
         資料については、原本が必要なものはコピーの添付は不可です。 交付決定時、契約時、完了時までの金額、台数などの数値データは整合性と変更の妥当性が求められます。 変更がどのように行われて推移したかを一覧表などで提出し、その変化の妥当性の根拠資料(変更指示書 ・議事録など)も必要です。

        具体的な資料の誤り 【例】

        よく事務取扱説明書・公募要領などを読み、資料作成の趣旨を理解して作成する必要がありますがケアレスミスを防ぐことも必要です。 複数者によるチェックを行うと無駄なやり取りが低下して、効率的です。 経済産業省などのホームページに掲載されている補助事業事務処理マニュアルの 補助事業事務処理マニュアル:pdf形式、 補助事業チェックリスト:EXCEL形式なども参照して、実施すると良いと思います。

        • 組織・企業の代表者の肩書の不統一(代表取締役社長(申請時に通称で記載)⇒代表取締役(登記上の肩書で記載)。
        • 資料間の同一数値の整合性がない(基準となる全体を鳥瞰できる資料を基本とする)。
        • 住所の誤り。
        • 申請時、契約時、完了時の金額、台数などの数字の推移が種々の資料と不一致。
        • 原本の添付が必要とされているのにコピーが添付されている。:正本の場合は特に留意
        • 作成者の所属や押印がない。
        • 議事録や変更指示書による変更の経緯がなく、押印などもない。
        • 図面に日付と承認印がない。
        • 配置図の配置機器の表示がない。
        • 表への時点毎(申請、契約、完了)の記載内容が間違っている。
        • 写真の撮影の仕方が誤っている。
        • 添付で義務づけられている資料が不足している。
        • 社内の決裁伺書などの記載内容が指定された内容が欠落していたり、決裁者が不一致である。
        • 見積書などで補助対象と補助対象外の区分けがされていない、不適切である。
        • 見積書などで補助対象に費目があるのに補助対象外にも同様な費目があると想定されるのに理由なく費目がなく、不適切である。
        • 固定資産の計上年数が法定された年数と変えている、資料間で不一致である。
        • 法定されている耐震性などの規程を守って対応されていない。
        • 投資効果の回収年数が規程より短い。
        • 内訳など明細を記載する表で内訳が記載されていない。
        • 完了時点から指定した期日以内に報告書が提出されていない。
        • 交付決定通知番号の記載が誤っている。
        • 記入要領・作成要領(事務手続説明書)、チェックリストなどを参照していない。
        • 社内の稟議書、決裁伺い等に必要な内容が盛り込まれていない。
        • 時系列的に順序がある資料の日付の順序が逆転している。
        • 期限の設定がある内容が期限が守られていない。
        • 番号などの入力・記述の誤り
         まだまだ、誤りが沢山ありますのでよく確認して作成する必要があります。

        組織・企業の他の文書も部署外・社外にでる公式文書などの品質確保と同様な認識を持って臨めば防げると考えます。

        自己の再確認と他者によるダブルチェックなどを実施すると良いと考えます。

        資料作成時の誤りを効率的に審査・是正する方式について 【例】

        • 同一申請元が作成した複数案件のそれぞれの資料の誤りは同じパターンを繰り返す。
        • 同一申請元の複数案件の資料を複数者で分担して実施すると漏れなく誤りを抽出可能となる。
        • チェックリストによる定型的な確認を実施する、さらに人の判断を加えて行う確認の2重チェックを行うと良い。 但し、補助金のようにあまり遂行しない作業では、毎年変更、新規設定される内容もあり、難しい面がある。 可能なら適切な専門家の支援や業者の専門部門があれば活用すると良いと考える。
        • 最終的にベテラン(補助金対応や文書類の確認スキルのある)が確認を行うとより精度が上がる。
        • 判断に迷うような内容については、複数者で議論して結論を出すとより妥当な判断を下せる。
        • 同一のデータ項目を複数帳票に記述することが多く、記入誤りを誘発しやすので留意がいる。
          (帳票間の不整合の防止と同一データ項目の誤入力の防止の仕掛けが有効となる。
        • 作成基準、判断基準の共有と先達となる経験豊富な方への確認が有効となる。
          (知識ベースの構築と共有・見える化があると良い。)
          以上のような内容は、IT活用とチーム作業の組み立て方で効率化可能な内容です。 何事も日々の改善、改良を重ねていくと進歩させることができます。 具体的には、学習・研究室でさらに知識の深堀を図りたいと考えます。